Hoe Definieer Je Jouw Verkoop-Pipeline

De structuur van de verkoop-pipeline

Op een bepaald moment in de klantreis moet de verkoop het product of de dienst aan de klant presenteren om hen te helpen een weloverwogen aankoopbeslissing te nemen. In HubSpot wordt dit proces beheerd via verkoop-pipelines binnen de Sales Hub. Een verkoop-pipeline structureert het verkoopproces door het op te delen in meerdere fasen. In jouw HubSpot-omgeving kun je navigeren naar 'deals' via CRM > Deals en de verkoop-pipeline bekijken.

Een standaardopstelling voor een dienstverlener kan er als volgt uitzien:

• Consultatie Gepland (alternatieve namen: "Gekwalificeerd om te kopen")
  • In deze fase neem je een consultatieve aanpak om de primaire behoeften en uitdagingen van de klant te identificeren. Door hun problemen goed te begrijpen, kun je een oplossing voorstellen die aansluit bij hun eisen en doelen.
• Mondelinge Interesse Bevestigd
  • Tijdens of direct na de consultatie bevestigt de koper mondeling zijn interesse in de voorgestelde oplossing.
• Voorwaarden Finalisatie
  
  • Nadat de mondelinge interesse is bevestigd, gaan beide partijen in gesprek om de specifieke voorwaarden van het project te onderhandelen en definitief vast te stellen. Deze fase wordt ingeleid met een initiëel oplossingsvoorstel en omvat eventuele vervolgafspraken over scope, prijsstelling, opleveringen en tijdlijnen om duidelijkheid en wederzijdse overeenstemming te garanderen.
• Ter Ondertekening Verzonden
  
  • Op basis van de definitieve voorwaarden wordt een uitgebreid definitief voorstel opgesteld, waarin de volledige scope, opleveringen, tijdlijnen en prijsstelling zijn opgenomen. Het voorstel wordt vervolgens via een elektronisch handtekeningplatform naar de koper gestuurd.
• Afgesloten – Gewonnen
  
  • Gefeliciteerd! De potentiële klant is nu officieel een klant geworden door het contract te ondertekenen. Ze hebben ingestemd met alle vermelde voorwaarden en prijzen en zijn klaar om verder te gaan met de voorgestelde oplossing. Dit is een cruciale fase voor het behoud van momentum bij onboarding en initiële dienstverlening.
• Afgesloten – Verloren
  
  • Soms loopt een deal spaak en wordt deze, ondanks alle inspanningen, niet ondertekend. Deze fase is bedoeld om dergelijke kansen te markeren en waardevolle gegevens te verzamelen voor toekomstige verbetering. Het is belangrijk om de reden voor het verlies vast te leggen. Inzicht in veelvoorkomende redenen voor verloren verkopen kan helpen om de verkoopaanpak te verfijnen en meer deals te winnen in de toekomst.

Deze standaardopstelling past bij het verkoopproces van de bedrijven die een service op project basis aanbieden. Wanneer je de fasen in jouw eigen verkoop-pipeline aanpast, moet deze de verkoopprocessen zo nauwkeurig mogelijk weerspiegelen. Probeer jouw lopende deals in de standaard-pipeline te passen en pas de fasen aan waar nodig. Deals kunnen worden aangemaakt op de deal-overzichtspagina of op de pagina van een potentiële klant.

Enkele algemene tips bij het aanpassen van de standaard-pipeline:

• Elke fase moet feitelijk, inspecteerbaar en kopergericht zijn.
  • Feitelijk: Een stap is feitelijk wanneer deze gebaseerd is op daadwerkelijk genomen acties in plaats van een gevoel of intuïtie die jij of de koper mogelijk heeft.
  • Inspecteerbaar: Een stap is inspecteerbaar als er een soort documentatie of bewijs is dat kan aantonen dat de actie is ondernomen.
  • Kopergericht: Uiteindelijk zijn het de acties van de koper die de verkoop sluiten. De verkoper is er slechts om te helpen. Probeer je deal-fasen zoveel mogelijk te baseren op acties die de koper onderneemt.
• Reflecteer op je verkoopproces:
  • De pipeline moet nauwkeurig de stappen vertegenwoordigen die jouw verkoopteam doorloopt om een lead om te zetten in een klant. Elke fase in je pipeline moet overeenkomen met een specifieke fase in jouw verkoopcyclus.
• Stem af op de klantreis van je klant:
  • Stem je verkoop-pipeline fasen af op het aankoopproces van je klant. Houd echter in gedachten dat dit niet hetzelfde is. De klantreis omvat de ervaringen, emoties en interacties van de klant met jouw bedrijf, van het eerste contact tot langdurige betrokkenheid. De verkoop-pipeline daarentegen vertegenwoordigt de opeenvolgende stappen die een verkoopteam neemt om een gekwalificeerde lead om te zetten in een klant vanuit het perspectief van het bedrijf.
• Houd het simpel:
  • De pipeline moet eenvoudig en begrijpelijk zijn voor iedereen in jouw team. Overmatig ingewikkelde fasen kunnen leiden tot verwarring en verminderde productiviteit.

• Consistentie is essentieel:
  • Zorg ervoor dat de fasen van jouw verkoop-pipeline consistent zijn voor het hele verkoopteam. Iedereen moet de pipeline op dezelfde manier gebruiken en begrijpen om miscommunicatie te voorkomen en de efficiëntie te vergroten.

Detaillering van de verkoop-pipeline

Een verkoop-pipeline is meer dan slechts een reeks fasen; het is een allesomvattend raamwerk dat elke deal begeleidt van prospect tot klant. Om een soepele operatie en een positieve klantervaring te ondersteunen, omvat een volledige pipeline-structuur belangrijke gegevenspunten, essentiële taken, essentiële documenten en vormen van communicatie. Deze vier pijlers zorgen ervoor dat elke fase volledig is uitgerust om de deal voort te stuwen en in lijn is met de unieke behoeften van jouw bedrijf.

1. Belangrijke data punten
   • Belangrijke data punten zijn specifieke metingen en informatie die cruciaal zijn voor zowel de bedrijfsvoering als de levering van jouw product of dienst. Deze gegevenspunten gaan verder dan typische verkoopstatistieken en richten zich in plaats daarvan op wat nodig is om de juiste oplossing te bieden. Voorbeelden zijn:
     • Productvereisten: Aangepaste functies of specificaties die aansluiten bij de behoeften van de klant.
     • Nalevingsvereisten: Industrie-specifieke normen waaraan het product of de dienst moet voldoen.
     • Gebruiksgegevens van de klant: Verwachte gebruiksfrequentie of -volume, wat helpt bij capaciteitsplanning.
     • Locatie-specifieke details: Belangrijk voor industrieën zoals logistiek of installatiediensten, waar de locatie van invloed is op het aanbod.
2. Essentiële taken
   • Essentiële taken zijn belangrijke acties die op elke fase moeten worden uitgevoerd om consistente voortgang van de deal te waarborgen. Deze acties zijn vaak direct verbonden aan de behoeften van de klant of de voorbereiding die nodig is om de dienst effectief te leveren. Voorbeelden zijn:
     • Behoeftebepaling: Een grondig consult om de klantvereisten te verduidelijken.
     • Technische validatie: Zekerstellen dat de voorgestelde oplossing haalbaar is met de beschikbare middelen.
     • Versturen van de offerte: De actie van het versturen van een offerte richting de potentiële klant.
     • Delen van implementatieplanning: Eerste stappen uitstippelen voor een soepele overgang naar levering en delen met de klant.
3. Essentiële documenten
   • Essentiële documenten bieden het verkoopteam en de klant de nodige informatie en formele afspraken in elke fase. Deze documenten stellen duidelijke verwachtingen en begeleiden beide partijen door het proces. Bedankt voor elk document ook welke data punten er in het document komen te staan en of het mogelijk is om deze te standaardiseren. Gestandaardiseerde data punten kunnen worden meegenomen bij de belangrijke data punten van de gehele verkoop-pipeline, andere data punten kunnen toegevoegd worden als open veld.  Voorbeelden zijn:
     • Productspecificatiebladen: Gedetailleerde technische specificaties van het product of de dienst.
     • Aangepaste voorstellen: Op maat gemaakte voorstellen die beschrijven hoe het product of de dienst aansluit bij de specifieke behoeften van de klant.
     • Dienstverleningsovereenkomsten: Gedetailleerde voorwaarden, tijdlijnen en verantwoordelijkheden om afspraken te formaliseren.
     • Scope of work-documenten: Duidelijke beschrijvingen van de leveringen en tijdlijnen om afstemming over wat wordt verwacht te verzekeren.
4. Vormen van communicatie
   • Vormen van communicatie definiëren hoe je contact maakt met de klant in elke fase, met als doel vertrouwen op te bouwen en hen geïnformeerd te houden. Door de communicatiemethoden aan elke fase aan te passen, wordt de klantervaring verbeterd en de helderheid gewaarborgd. Voorbeelden zijn:
     • Eerste reactie op aanvraag: E-mail of telefoontje om de ontvangst van de aanvraag te bevestigen en vervolgstappen uit te leggen.
     • Behoeftebepaling-bijeenkomst: Videovergadering om vereisten te bespreken en vragen te beantwoorden.
     • Regelmatige statusupdates: Periodieke e-mails of telefoontjes om de klant op de hoogte te houden van de voortgang.
     • Eindcontract beoordeling: Persoonlijke of virtuele bijeenkomst om het eindcontract door te nemen en eventuele laatste vragen te verduidelijken.

Begin met het definiëren van jouw verkoop-pipeline

Nu je bekend bent met alle componenten, is het tijd om de verkoop-pipeline van jouw bedrijf te definiëren. Het kan zijn dat het maken van een volledige en gedetailleerde pipeline niet meteen haalbaar is. Vaak is het effectiever om het proces in fasen aan te pakken, waarbij je je eerst richt op de meest kritieke elementen. De prioriteitsvolgorde is als volgt:

1. Lijst en definieer de dealfasen
2. Bepaal de trigger voor elke fase
3. Verduidelijk de verantwoordelijkheden van de verkoopvertegenwoordiger in elke fase
4. Identificeer essentiële documenten die in elke fase nodig zijn
5. Lijst belangrijke gegevenspunten die moeten worden verzameld
6. Definieer essentiële taken voor elke fase
7. Specificeer de voorkeur voor communicatiemethoden

Gebruik het meegeleverde Blueprint Excel-sheet om de details van jouw ontworpen verkoop-pipeline in te vullen.

HubSpot Links

Bekijk je huidige deals hier:
CRM > Deals

Pas hier je verkooppijplijn aan:
Profiel & Voorkeuren > Objecten > Deals > Pijplijnen

Pas hier de eigenschappen aan van een deal:
Profiel & Voorkeuren > Eigenschappen > Deal Eigenschappen

Pas hier het deal record scherm aan:
Profiel & Voorkeuren > Eigenschappen > Deals > Record Customization

Meer informatie vind je hier:
https://knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-your-deal-pipelines-and-deal-stages?KBOpenTab